JiVS IMP demande la liberté des données : Liberté pour les données sur les produits !

Les entreprises de fabrication en général et les constructeurs de machines et d'installations en particulier sont confrontés à un défi particulier lorsqu'ils introduisent de nouvelles générations de logiciels. Ils ne doivent pas seulement veiller à une solution juridiquement irréprochable et à long terme pour la conservation de leurs anciennes données. Ils sont également responsables de la conservation de leurs plans de construction, dessins de conception, images et documentation sur les pièces et matériaux utilisés, autorisations et documents relatifs à la maintenance et aux réparations pendant plusieurs décennies.

En règle générale, la durée de conservation est d'au moins trente ans, voire cinquante ans ou plus pour les centrales nucléaires. De plus, de nombreux composants sont soumis à des contrôles à l'exportation, par exemple dans le secteur de l'énergie. C'est pourquoi les documents associés, tels que les plans de construction, ne peuvent pas être accessibles dans tous les pays. Certains ne peuvent pas quitter un site, d'autres doivent faire l'objet d'une demande d'autorisation administrative pour être accessibles.

Lien : données et documents

Les entreprises doivent être en mesure de prouver pourquoi, quand et par qui telle ou telle pièce a été installée. Dans le même temps, elles doivent s'assurer que la bonne classification de contrôle des exportations est attribuée à tous les documents pertinents. Cela représente bien plus d'informations que le plan de construction de la pièce concernée elle-même à laquelle elles sont associées. En règle générale, cet ensemble de données et de documents n'est disponible que dans l'application d'origine, et l'accès est réglementé par des autorisations claires. Pour pouvoir déclasser de telles applications, les entreprises doivent donc veiller à ce que les données, y compris les métadonnées, soient toujours accessibles dans leur intégralité et dans le bon contexte, avec les documents.

La gestion des métadonnées, mais aussi des données de base des documents, est un élément essentiel d'un projet de mise hors service de systèmes PDM hérités. Ce n'est que lorsque les données sont proprement gérées que les consultations deviennent possibles, non seulement pour des raisons juridiques, mais aussi et surtout pour des raisons de gestion d'entreprise. Ce n'est qu'ainsi que les équipes de maintenance ou les responsables qualité peuvent, par exemple, afficher tous les documents relatifs à un dommage sur un composant d'une installation dans un pays donné en appuyant sur un bouton.

Si les responsables qualité constatent que ce dommage n'est pas propre à l'installation en question, mais qu'il est plus fréquent, des améliorations ne peuvent être apportées aux pièces défectueuses que si les anciens plans de construction sont également à la disposition des développeurs. Les données et les documents issus de systèmes déclassés doivent donc être transférés dans des formats utilisables dans les systèmes ultérieurs.

Désactiver les systèmes PDM existants

Si les entreprises décident de passer à une nouvelle génération de systèmes PDM et de mettre hors service les anciens systèmes correspondants, elles ont besoin d'un substitut : une plate-forme centrale de gestion de l'information à l'échelle de l'entreprise. Ses avantages sont évidents : avec une stratégie de sauvegarde adéquate, les données et les documents sont protégés contre toute perte. Les autorisations et les contrôles empêchent les accès non autorisés, qu'ils soient accidentels ou intentionnels. En cas de réorganisation suite à des achats ou des ventes, les stocks d'informations peuvent être séparés ou regroupés avec beaucoup moins d'efforts que dans des environnements informatiques hétérogènes ou dans le monde du papier, car ils sont entièrement inventoriés. Les obligations légales et autres obligations d'information et de preuve peuvent être remplies en appuyant sur un bouton. En outre, les informations peuvent être consultées et recherchées en quelques secondes dans le monde entier et utilisées dans les affaires en cours. C'est à la fois efficient et efficace.

Bien entendu, les entreprises devraient nettoyer et normaliser leurs informations, les enrichir et, le cas échéant, les transformer avant de les réutiliser. Ce n'est qu'ainsi que les informations contextuelles nécessaires sur le plan commercial et juridique sont conservées indépendamment des anciens systèmes, de sorte que ceux-ci peuvent être désactivés.

Transformation sans héritage

Les entreprises de fabrication, et en particulier les constructeurs de machines et d'installations, devraient gérer le cycle de vie complet des données et des documents PDM hérités séparément, c'est-à-dire détachés des solutions PDM obsolètes.
Pour cela, il faut une plate-forme,

• qui permet d'extraire en très peu de temps toutes les données et tous les documents PDM des systèmes existants, même en cas de volumes importants,
• qui permet d'importer et de lire des archives papier numérisées grâce à la reconnaissance OCR,
• sur laquelle ces données, y compris les métadonnées, ainsi que les documents, ces derniers dans un format neutre comme le PDF 3D ou le PDF, peuvent être conservés en toute sécurité juridique et en conformité avec le RGPD de l'UE,
• mais qui offre en même temps toutes les possibilités de traitement ultérieur des données, comme la sélection, la transformation et la migration via la couche d'application dans les systèmes PDM actuels,
• qui permet d'accéder non seulement aux informations PDM migrées, mais aussi aux données et documents PDM archivés dans les systèmes PDM actuels,
• qui utilise l'IA pour suggérer les objets métier nécessaires au stockage et à l'affichage des données et des documents tels que les nomenclatures, les dessins CAO ou les plans de construction issus des systèmes PDM hérités, ainsi que la manière dont ces objets peuvent être créés,
• qui fait le lien avec les données et les systèmes ERP,
• qui permet de gérer l'ensemble du cycle de vie des données et des documents PDM par le biais d'une gestion de la rétention jusqu'à leur suppression en toute sécurité juridique.
• et qui permet ainsi de déclasser les systèmes PDM hérités.

JiVS IMP, la plateforme de gestion de l'information à l'échelle de l'entreprise du groupe suisse Data Migration International Group (DMI), est précisément cette plateforme. Comme elle ne se contente pas d'archiver les données et les documents PDM issus de systèmes existants, mais qu'elle gère également leur cycle de vie jusqu'à leur suppression légale, elle constitue également une solution de gestion du cycle de vie des produits pour ces données et documents existants. En tant que plateforme centrale pour la conservation, la transformation et la migration de tout type de données et de documents issus de systèmes ERP et PDM, JiVS IMP joue un rôle central dans la création d'une couche de données à l'échelle de l'entreprise, appelée Data Fabric. Les entreprises peuvent ainsi gérer leurs données et leurs documents indépendamment des applications, éviter les restrictions dues au verrouillage par le fournisseur et augmenter la flexibilité lors du choix.

Avantages pour l'entreprise

Les avantages économiques qui en découlent sont énormes. Grâce à JiVS IMP, les entreprises économisent en général 80% des coûts par rapport à la poursuite de l'exploitation des anciens systèmes. En outre, les temps de recherche réduits et la valeur ajoutée qui en résulte - en trouvant plus rapidement des plans de construction, on peut par exemple rédiger plus d'ordres de maintenance - s'élèvent très rapidement à plusieurs millions d'euros par an, en fonction du nombre d'employés qui ont accès aux données et aux documents PDM dans leur travail quotidien.

Les avantages sont d'autant plus importants que, dans de nombreuses entreprises de fabrication et constructeurs de machines et d'installations, la part du lion des informations de développement existe toujours sur papier. Une grande partie des documents dans les archives papier peut être entièrement numérisée. Le reste est généralement constitué de documents qui ont une valeur historique ou dont la validité juridique dépend de signatures apposées et non reproductibles ultérieurement sous forme numérique. Ici aussi, l'argument financier est décisif. Outre la gestion des dossiers de parfois des millions de documents et de plusieurs kilomètres linéaires d'archives, ce sont surtout les exigences de sécurité physique imposées par le législateur aux locaux et bâtiments d'archives qui pèsent ici dans la balance. En effet, les dossiers doivent être protégés efficacement contre les effractions, les incendies et les inondations. Le potentiel d'économie est important.

Les chaînes de valeur ne font plus qu'une

L'avantage stratégique ici est qu'en supprimant les archives papier, le développement peut atteindre un niveau de numérisation aussi élevé que le monde ERP orienté vers les transactions. Lorsque le développement et l'ERP ont accès au même ensemble d'informations, il est possible de fusionner la chaîne de création de valeur intellectuelle et physique. Les bonnes personnes peuvent ainsi accéder aux joyaux de la couronne des entreprises au bon moment et dans le bon contexte et continuer à enrichir le trésor, indépendamment des applications actuelles.

Projet pilote : transformation PDM à la demande

Actuellement, Data Migration International travaille avec différentes entreprises et partenaires sur des projets pilotes réussis concernant une archive PDM basée sur JiVS IMP.

L'objectif de cette solution est d'extraire les données CAO, y compris les métadonnées, les documents et les pièces jointes, de l'ancien système vers JiVS IMP. Les informations patrimoniales y sont stockées et conservées en toute sécurité juridique. Parallèlement, les dessins CAO sont convertis dans un format neutre tel que PDF 3D et PDF et préparés avec les métadonnées pour une recherche et un affichage ultérieurs. Parallèlement, les données CAO originales doivent être transformées et, pour finir, transférées dans le système de suivi. Par la suite, les développeurs pourront continuer à travailler avec les données originales dans le nouveau système. En collaboration avec d'autres utilisateurs, ils peuvent rechercher des dessins et des documents de l'ancien système et les afficher, appeler des nomenclatures de composants et les exporter vers Excel.

Si les tests sont concluants, les entreprises peuvent désactiver progressivement leurs anciens systèmes PDM et conserver et gérer leurs données et documents patrimoniaux exclusivement sur JiVS IMP. Autre avantage : pour que le système de remplacement reste léger, elles peuvent dans un premier temps ne transférer qu'une partie des informations héritées, mais à tout moment, en appuyant sur un bouton, elles peuvent transformer et migrer les données et documents nécessaires pour continuer à travailler avec le système opérationnel.

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